Najważniejsze: dane z formularza wykorzystujemy do obsługi Twojej sprawy. Zgłoszenie pierwszego treningu może być obsługiwane z wykorzystaniem automatyzacji i asystenta głosowego opartego na sztucznej inteligencji. Samo wysłanie formularza nie rezerwuje terminu. Kontakt dotyczący innych promocji wymaga odrębnego uprawnienia do takiego kontaktu. Nie sprzedajemy danych klientów.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych jest M&IH Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Naruszewicza 2, 93-161 Łódź, NIP 7272835863, prowadząca studio 40 For You przy ul. Żywotnej 17, 93-377 Łódź.
W sprawach ochrony danych, realizacji praw i wycofania zgody napisz na trener@40foryou.pl. Możesz również przesłać pismo na adres siedziby, z dopiskiem „Ochrona danych”.
Kontakt z klubem: kontakt@40foryou.pl. Numery recepcji: 797 029 373 — Milon i Wellness, 666 220 002 — epilacja.
2. Jakie dane przetwarzamy
Zakres zależy od Twojej sprawy. Obejmuje w szczególności:
- imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz treść przesłanej wiadomości;
- usługę, obszar zabiegu, proponowany i potwierdzony termin oraz informacje o zmianie lub odwołaniu wizyty;
- identyfikator zgłoszenia, datę jego otrzymania, źródło, stronę zgłoszenia, parametry kampanii, treść i wersję odpowiednich oświadczeń oraz informację o ich złożeniu;
- historię obsługi: próby kontaktu, prośby o oddzwonienie, statusy zgłoszeń i sprzeciw wobec dalszego kontaktu;
- numer, datę, czas trwania i wynik połączenia; przy nagrywanej obsłudze również nagranie, transkrypcję i podsumowanie;
- dane profilu, komentarze i wiadomości, które udostępniasz nam na Facebooku lub Instagramie;
- dane techniczne, np. adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, zdarzenia bezpieczeństwa oraz wybór ustawień prywatności;
- po uruchomieniu opcjonalnego pomiaru i uzyskaniu wymaganej zgody: identyfikatory oraz zdarzenia służące statystykom i pomiarowi reklam.
Nie podawaj w formularzach informacji o chorobach, lekach, kontuzjach, wynikach badań ani innych szczegółów zdrowotnych. Formularze i automatyczny asystent służą organizacji kontaktu, a nie kwalifikacji medycznej. Kwestie przeciwwskazań omawiaj bezpośrednio z upoważnionym pracownikiem. Jeśli odrębna usługa wymaga zebrania danych zdrowotnych, przed ich zebraniem przekazujemy właściwe informacje i ustalamy odpowiednią podstawę przetwarzania.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Zgłoszenie, termin i realizacja usługi. Dane niezbędne do podjęcia na Twoje żądanie działań przed zawarciem umowy lub do jej realizacji przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dotyczy to m.in. ustalenia terminu, potwierdzenia wizyty, jej zmiany, odwołania i niezbędnych informacji organizacyjnych.
Pozostałe pytania i korespondencja. Gdy kontakt nie dotyczy zawarcia lub realizacji umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz uzasadniony interes polegający na odpowiedzi i prowadzeniu korespondencji.
Dokumentowanie i nagrywanie kontaktu. Jeżeli rozmowa jest nagrywana, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, po ocenie niezbędności i proporcjonalności. Interesem jest kontrola jakości obsługi, wyjaśnianie błędów oraz ustalenie przebiegu zgłoszenia. Nie wykorzystujemy nagrań do innych celów bez odpowiedniej podstawy i informacji.
Marketing. Dla działań opartych na Twojej zgodzie stosujemy art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Telefoniczny, SMS-owy lub e-mailowy przekaz handlowy wymaga także spełnienia wymogów Prawa komunikacji elektronicznej. Prośba o kontakt w konkretnej sprawie nie oznacza zapisu do wszystkich przyszłych kampanii. Nie uzależniamy odpowiedzi na zwykłe zapytanie od zgody na niezwiązany z nim marketing.
Bezpieczeństwo i roszczenia. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO obejmuje ochronę strony, przeciwdziałanie nadużyciom, dokumentowanie uprawnień do kontaktu oraz ustalenie, dochodzenie lub obronę roszczeń. Minimalny wpis o odmowie kontaktu może być zachowany, aby nie kontaktować się ponownie wbrew Twojemu sprzeciwowi.
Obowiązki ustawowe. Dokumenty wymagane przepisami przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, np. dla rozliczeń podatkowych.
Profile społecznościowe. Obsługa wiadomości i komentarzy oraz prowadzenie profili opiera się, zależnie od sprawy, na art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO. Naszym interesem jest komunikacja z osobami zainteresowanymi klubem i zarządzanie profilem. Zasady platformy i opcjonalnego śledzenia opisujemy poniżej.
4. Formularze i organizacja wizyt
Formularze pierwszego treningu przekazują zgłoszenie przez serwer strony do Make, a następnie do Google Sheets, gdzie prowadzimy rejestr obsługi. Upoważnieni pracownicy oraz skonfigurowany proces automatyczny mogą korzystać z tego rejestru w celu kontaktu i ustalenia wizyty.
Formularz kontaktowy oraz formularze zapytań o Wellness i epilację przekazują wiadomość przez pocztę Hostinger do firmowych skrzynek kontakt@40foryou.pl i trener@40foryou.pl. Te formularze nie są bezpośrednio przekazywane do automatycznego obdzwaniania. Jeżeli później ustalisz z nami wizytę, niezbędne dane mogą zostać zapisane w systemie organizacji wizyt.
Google Calendar służy do sprawdzania dostępności oraz zapisywania, zmiany i odwoływania terminów. W kalendarzu zapisujemy informacje potrzebne do obsługi wizyty, a nie szczegółową dokumentację zdrowotną.
Przyjęcie formularza do przetworzenia nie oznacza potwierdzenia terminu. Potwierdzenie następuje po skutecznym uzgodnieniu i zapisaniu wizyty przez pracownika lub obsługujący nas system. Zgłoszenie pierwszego treningu nie oznacza zakupu karnetu.
Podanie danych jest dobrowolne. W formularzu treningu wymagamy imienia i telefonu, aby oddzwonić. W formularzach kontaktowych wymagamy imienia, wiadomości oraz telefonu lub e-maila. Bez danych potrzebnych w danym kanale nie będziemy mogli odpowiedzieć. Pola oznaczone jako opcjonalne nie są warunkiem wysłania zgłoszenia.
5. Telefon, SMS i asystent głosowy
Rozmowę może prowadzić pracownik lub asystent głosowy oparty na sztucznej inteligencji, obsługiwany przez Retell AI. Asystent wspiera m.in. odpowiedzi na pytania, ustalanie i zmianę terminów, anulowanie wizyt oraz prośby o oddzwonienie. Informację o automatycznym charakterze rozmowy przekazujemy na jej początku.
Połączenia i wiadomości organizacyjne mogą być realizowane za pośrednictwem Twilio lub Zadarma, zależnie od aktywnej konfiguracji. Wskazanie obu dostawców nie oznacza, że każde zgłoszenie jest przekazywane obu operatorom. Użycie SMS zależy od uruchomienia tej funkcji. Przypomnienie o ustalonej wizycie nie jest zgodą na późniejsze SMS-y reklamowe.
Jeśli rozmowa jest nagrywana, na początku otrzymasz informację o nagrywaniu i jego celu. Nagranie może zostać przekształcone w tekst i podsumowanie dla obsługi zgłoszenia. Jeśli nie chcesz kontynuować nagrywanej rozmowy, możesz ją zakończyć i napisać na kontakt@40foryou.pl albo zgłosić potrzebę kontaktu z pracownikiem. Prośba o pracownika sama w sobie nie oznacza natychmiastowego wyłączenia nagrywania bieżącego połączenia.
Asystent może potwierdzić rezerwację po skutecznym zapisie terminu. Nie dokonuje oceny stanu zdrowia ani nie podejmuje wyłącznie automatycznie decyzji o przyjęciu lub odmowie świadczenia usługi, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływały. Błędną informację lub ustalenie możesz wyjaśnić z pracownikiem.
6. Dostawcy i odbiorcy danych
Przekazujemy dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do określonej funkcji. Zależnie od kanału i aktywnych usług odbiorcami są:
| Dostawca lub kategoria | Rola w obsłudze |
|---|---|
| Hostinger | Hosting strony, działanie formularzy po stronie serwera, poczta, infrastruktura i jej zabezpieczenia. |
| Cloudflare | Turnstile — ochrona formularzy przed botami i nadużyciami; inne zabezpieczenia tylko w faktycznie wykorzystywanym zakresie. |
| Make | Automatyzacja przekazywania zgłoszeń, aktualizacji statusów i komunikacji między używanymi systemami. |
| Google — Sheets i Calendar | Rejestr zgłoszeń, organizacja pracy, dostępność i zapis terminów. |
| Retell AI | Automatyczna rozmowa, przetwarzanie głosu, transkrypcja i obsługa wyniku rozmowy. |
| Twilio lub Zadarma | Zestawianie połączeń, obsługa numerów, metadanych połączeń i uruchomionych usług wiadomości. |
| Meta — Facebook i Instagram | Profile klubu, wiadomości, komentarze i formularze leadowe; po osobnym uruchomieniu także pomiar reklam. |
| Google — Analytics i Ads | Opcjonalne statystyki i pomiar kampanii po uruchomieniu oraz uzyskaniu wymaganej zgody. |
| Dostawcy technologii głosowych i modeli wykorzystywani przez Retell, np. ElevenLabs, jeśli używany w danej konfiguracji | Rozpoznawanie lub generowanie mowy i przetwarzanie potrzebne do prowadzenia rozmowy, w zakresie wynikającym z konfiguracji i listy podwykonawców. |
| Upoważnieni dostawcy IT, kopii zapasowych, księgowości i obsługi prawnej | Obsługa organizacyjna, techniczna, rozliczenia i roszczenia. |
Dostawcy przetwarzający dane na nasze zlecenie działają na podstawie odpowiednich uzgodnień dotyczących ochrony danych. W zakresie własnych obowiązków prawnych i własnych usług niektórzy mogą działać jako odrębni administratorzy. Dane mogą również otrzymać organy uprawnione na podstawie przepisów.
Nie przekazujemy zgłoszeń klientów do repozytorium kodu strony. Samo korzystanie z narzędzi tworzenia i wdrażania strony nie oznacza przekazywania im danych formularzy.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Korzystanie z usług globalnych dostawców może wiązać się z przetwarzaniem lub dostępem do danych spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, m.in. ze Stanów Zjednoczonych. Dotyczy to również podwykonawców i zdalnego wsparcia, a nie tylko lokalizacji serwera.
Dla takich transferów wymagamy mechanizmu przewidzianego przez RODO: odpowiedniej decyzji Komisji Europejskiej albo właściwych zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne i wymagane środki dodatkowe. Mechanizm UE–USA Data Privacy Framework stosuje się wyłącznie w odniesieniu do konkretnego odbiorcy objętego ważną certyfikacją i właściwym zakresem tej certyfikacji; nie zakładamy, że obejmuje każdego dostawcę.
Informacje o odbiorcach, zastosowanym mechanizmie i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na trener@40foryou.pl.
9. Okresy przechowywania
Przyjmujemy następujące okresy i kryteria ograniczenia przechowywania:
- niezrealizowane zapytanie lub zgłoszenie — na czas obsługi, następnie nie dłużej niż 6 miesięcy od ostatniego kontaktu;
- nagranie, transkrypcja i podsumowanie rozmowy AI — standardowo do 30 dni od rozmowy; niezbędne ustalenia dotyczące wizyty mogą pozostać w rejestrze obsługi zgodnie z celem tego rejestru;
- dane dotyczące wykonanej usługi lub umowy — przez czas realizacji, a następnie tylko w niezbędnym zakresie przez właściwy okres rozliczeń i przedawnienia roszczeń;
- dane marketingowe — do wycofania zgody albo maksymalnie 2 lata od ostatniej aktywnej interakcji, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej; dowód historycznej zgody może być przechowywany oddzielnie w celu rozliczalności lub roszczeń;
- minimalny zapis odmowy kontaktu — dopóki jest potrzebny do respektowania tej odmowy, z okresową oceną konieczności; nie wykorzystujemy go do marketingu;
- logi bezpieczeństwa — do 12 miesięcy, a robocze historie wykonania automatyzacji tylko przez okres potrzebny do obsługi i diagnostyki, nie dłużej niż okres danych źródłowych, chyba że wymagane jest zabezpieczenie konkretnego incydentu;
- kopie zapasowe — w cyklu do 90 dni; po odtworzeniu uwzględniamy wcześniej zgłoszone usunięcia;
- ustawienia cookies w przeglądarce — według punktu 10;
- monitoring w lokalu, jeśli stosowany — według punktu 12.
Wyjątkowo zachowujemy konkretny materiał dłużej, jeśli jest potrzebny z powodu obowiązku prawnego, incydentu lub roszczenia. Nie uzasadnia to bezterminowego przechowywania wszystkich danych. Po zakończeniu właściwego okresu dane usuwamy lub skutecznie anonimizujemy. Dane przechowywane przez platformę społecznościową lub operatora jako odrębnego administratora podlegają także jego własnym zasadom.
11. Twoje prawa
W zależności od podstawy i okoliczności masz prawo do dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego oznacza zakończenie takiego wykorzystania danych. W innych przypadkach przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
Wniosek prześlij na trener@40foryou.pl. Odpowiadamy zasadniczo w ciągu miesiąca; gdy prawo pozwala na przedłużenie, informujemy o przyczynie i terminie. Możemy poprosić o informacje niezbędne do bezpiecznego potwierdzenia tożsamości, bez zbierania nadmiarowych danych.
Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.
12. Monitoring i obsługa w lokalu
Jeżeli w lokalu działa monitoring wizyjny, służy ochronie osób i mienia na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Obszar jest oznaczony i dostępna jest informacja o przetwarzaniu. Monitoring nie obejmuje toalet, przebieralni ani innych miejsc naruszających prywatność. Nagrania przechowujemy co do zasady do 90 dni, a konkretny zapis dłużej tylko wtedy, gdy stanowi materiał potrzebny do wyjaśnienia zdarzenia lub dochodzenia roszczeń.
Ta polityka nie zastępuje odrębnej informacji dla pracowników ani informacji związanej ze zbieraniem danych zdrowotnych lub pomiarami w klubie.
13. Bezpieczeństwo i zmiany
Ograniczamy dostęp do danych do osób i dostawców potrzebnych do obsługi. Stosujemy odpowiednie zabezpieczenia dostępu, szyfrowanie połączeń oraz ochronę formularzy. Nie wysyłaj haseł, danych kart ani dokumentacji medycznej przez zwykły formularz.
Politykę aktualizujemy przy zmianie procesów, dostawców, celów lub wymagań prawnych. Istotna zmiana celu nie rozszerza automatycznie wcześniejszej zgody. Bieżąca wersja jest dostępna pod adresem /polityka-prywatnosci/.
7. Facebook i Instagram
Gdy wysyłasz wiadomość, komentujesz lub korzystasz z formularza kontaktowego w Facebooku albo Instagramie, otrzymujemy dane udostępnione w tym kanale. Formularze reklamowe mogą przekazywać zgłoszenie do Make i Google Sheets w celu kontaktu, zgodnie z informacją i zakresem prośby lub zgody przedstawionymi w formularzu.
Meta przetwarza również dane na własnych zasadach, np. związane z Twoim kontem i korzystaniem z platformy. W zakresie statystyk strony na Facebooku może występować współadministrowanie zgodnie z warunkami Meta dotyczącymi Page Insights. Nie mamy dostępu do wszystkich danych przetwarzanych przez platformę. W sprawach dotyczących naszych działań możesz kontaktować się z nami, a w sprawach konta i własnego przetwarzania Meta — również z Meta.
Nie publikuj informacji zdrowotnych ani cudzych danych w komentarzach. Zwykły link do naszego profilu nie jest tym samym co osadzony na stronie element śledzący Meta.